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咨询公司项目管理初步研究

一、组织管理基本概念

(一)组织

定义:组织是由两个以上的人为达成共同的目标而组合起来的群体,它在职务范围、责任、权力、相互关系等方面形成的结构体系即是组织结构。

解释:一般组织都有一个从小到大、从简单产品/服务到复杂产品/服务的发展过程。企业所处的发展阶段直接影响到其管理管理模式,从而影响到具体的组织形式。

(二)组织设计

定义:国际通用叫法是企业组织机构的设计,国内叫做管理体系和机构的设计。

解释:组织设计是从一个新企业角度来讲的;而对大量的老企业来讲,叫做组织的变革。就是根据变化了的条件,主要包括外部环境、内部条件的变化等,对企业业务流程进行一次重新的设计。

二、公司组织管理体系框架

组织管理体系包括四个核心方面:组织运行体系、组织框架体系、管理制度/业务流程体系、组织绩效体系设计等方面。

公司组织管理体系框架

分类

内容

组织运行体系

l  组织运行模式和管理模式的设计

l  核心价值流程设计

组织框架体系

l  组织机构设计:包括各层次机构设置、协作方式、管理幅度等,形成企业管理的基本框架

l  职能的设计:企业从事生产、经营都应设置其具体职能,这是一项最基本的工作

l  岗位及定员设计:部门的职能,通过基本的岗位单元进行承接

l  权责体系设计:组织管理系统是个整体,要实现整个管理系统的功能,需要横向联系、横向协调,要从管理整体目标出发,界定不同部门、不同职位之间的权力、责任

管理制度/业务流程体系

l  规章制度的设计,管理工作的进行,要有规章、制度来规范

组织绩效体系设计

l  强调不断变化的经营方向

l  个人目标与公司经营战略相匹配

l  发展企业实现经营目标所需具备的核心能力

l  帮助员工和主管放眼未来

l  员工为满足内、外部顾客需要,而努力提高自身的能力与素质

l  加强绩效与薪酬之间的联系,以确保员工的绩效得到正确的认可和公平的回报

流程是什么?是岗位和岗位、部门和部门、企业和企业之间的协作制度。

三、咨询公司岗位职责

分岗位基本职责

项目人员

项目经理

主管经理

合伙人

参与项目计划

独自完成自己模块的计划

完成项目经理分配的任务

保持质量和标准

搜集、积累相关资料

保存自己项目文件

保存所有客户资料

承上启下

项目质量控制

项目规划

领导现场工作

实现项目目标

成果质量与交付

项目员工管理

员工指导与培训

项目知识积累

客户沟通

客户关系维护

项目文件归档

客户资料归档、移交

整体项目规划

人员配置

项目监督管理

二级质量控制

参与客户高层沟通

参与部分现场工作

客户关系维护

账单、应收款

项目直接成本

行业知识管理、积累

项目目标

项目结构、成果界定

项目标准

项目、客户政策与策略

费用确定

维护客户关系

四、咨询流程的八个阶段

项目管理基本流程

分阶段

主要任务

第一阶段

项目组队、项目规划、项目认同、项目组织

第二阶段

诊断准备、初步诊断、开工报告

第三阶段

项目再规划、界定信息需求、现场工作计划、信息采集、分析/整理/研究、界定问题

第四阶段

客户交流、方案形成、方案论证

第五阶段

中期汇报

第六阶段

征询反馈、确定方案、方案报告、三级审核

第七阶段

方案汇报

第八阶段

实施细则、培训、方案实施、跟踪指导

五、分阶段项目分岗位职责

(一)项目前期

1、主要任务

理解客户需求、界定目标成果、确定项目报价、出具项目建议书

2、分岗位职责

合伙人

职责经理

项目经理

客户初次沟通,引导客户需求

指导客户需求、项目目标、成果界定

确定客户沟通策略

参加前期部分访谈

签发项目建议书

费用确定

建立客户档案、维护客户关系

参加初次沟通

行业知识搜集

项目前期计划

组织项目前期现场全过程

项目预算与报价

总结项目前期现场工作

起草项目建议书框架

复核项目建议书

项目建议书演示

完成项目前期总结

项目前期档案管理

参加项目前期现场工作

整理项目资料与访谈信息

参加项目预算与建议书讨论

起草项目建议书

项目前期资料归档、移交责任经理

3、主要内容

时间要求68

时间

半天

1

12

34

半天

任务

初次沟通

前期计划

前期现场

项目建议书

项目前期归档

关键点

感受咨询动机与方向

索取前期所需关键资料

列出关键访谈人员名单

现场访谈

目标成果界定

目标预算、报价

完成建议书

客户沟通认同

资料归档

前期总结

阶段成果

初次沟通备忘

资料清单

访谈计划与提纲

访谈纪要

讨论备忘

项目建议书

客户沟通函

基本情况总结

备注

合伙人指导、经理组织、项目经理操作、项目成员操作

4、核心流程

5、前期形成文档

《客户初次沟通备忘》

《项目前期需要资料清单》

《项目前期工作计划》

《项目前期访谈时间表》

《项目前期访谈提纲》

《项目前期访谈记录》

《客户提供资料目录清单》

《项目前期现场小结》

《项目建议书框架》

《项目建议书》

《项目预算表》

《客户反馈意见与政策调整》

《项目前期总结》

《项目前期归档文件》

(二)第一阶段

1、主要任务

项目组队、项目规划、项目认同、项目组织

2、分岗位职责

合伙人

职责经理

项目经理

项目成员

确定职责经理

参与确定项目经理

审批项目计划与时间的重大调整

确定项目经理

确定项目组队

复核项目规划、分工

参加项目准备会

详解项目目标、范围、成果

项目相关问题答疑

提示项目背景、客户沟通策略

必要的技能培训与知识培训

制定项目参考资料

与客户共同建立项目管理组织

复核项目准备阶段形成文档

参加项目组队

信息上传下达

分解项目模块、起草项目规划、分工与预算

组织项目准备会

详细讲解项目成果

项目相关问题答疑

对项目程序、技能、知识进行培训辅导

讲解每位项目组成员的职责

参与确定项目参考资料并提供给项目组成员

组织完成准备阶段文档

理解项目目标、成果

规划分配模块的进度并与项目经理沟通

参与知识、技能准备

按要求搜集相关资料

起草负责模块的资料清单、访谈提纲等

3、主要内容

工作目标

完成项目组队;完成项目规划;统一对项目目标和项目成果的认识;组成项目管理委员会

工作原则

项目组队以满足技能要求及成本效益为原则;项目规划、分工以项目人员技能为核心;项目目标、产品、成果务必求得所有项目人员的认同;客户项目组织以与我方项目组对称为原则

工作程序

主管经理根据项目技能要求制定项目经理,并与项目经理共同挑选项目成员—由项目经理完成项目的时间规划,项目分工—主管经理、项目经理负责与项目成员交流,统一对项目目标、项目成果的认同—主管经理负责与客户交流,敦催客户组成相应的项目组织

关键点

成本、效益;项目技能;目标、产品、成果认同;客户合作;一般为一周

工具与方法

项目分工表—项目预算表—项目组织结构图

阶段成果

组成项目组—项目分工、项目速度、项目预算—认同项目目标、产品、成果—项目管理组织

4、核心流程

5、准备形成文档

《项目管理表》

《项目准备阶段与现场调研阶段时间计划》

《项目关键点提示》

《项目准备会讨论提纲与会议纪要》

《资料索要函》

《信息需求单》

《初步资料清单》

《现场访谈时间表》

《现场访谈提纲》

《客户配合事项》

(三)第二—四阶段

1、主要任务

l  诊断准备—初步诊断—开工报告

l  项目再规划—界定信息需求—现场工作计划—信息采集—分析、整理、研究—界定问题

l  客户交流—方案形成—方案论证

2、分岗位职责

合伙人

职责经理

项目经理

项目成员

与客户沟通新的项目需求,确定项目目标修订

复核经理提出的成果、时间重大成果

参加个别高层访谈

复核开工报告(重大调整时)

参与必要的问题界定与方案论证讨论

购买第三方信息

提供技术支持

客户沟通

参加项目的初期诊断及高层沟通

参与界定项目的信息需求深度、范围与访谈名单

把握项目需求、范围、成果的变化

把握客户的需求,调整工作策略

复核开工报告

复核项目时间的调整文件

关注整个过程,分析重要资料、复核项目过程文件

参加重要的项目讨论会,把握问题界定,方案形成

参加项目过程中的客户沟通,把握客户认同与成果适用度

复核报告提纲

领导整个现场过程

适需要调整项目进度与分工

信息上传下达

与客户协调人联络沟通

向客户提供文件

督促客户反馈信息、提供资料、按时间表接受访谈

组织收集外部信息

总串开工报告

把握产品使用度

细化与明确信息需求单,把握信息相关性与信息量

提请经理参与必要的环节

与客户沟通,把握操作层的项目反馈

领导信息分析、问题界定与方案形成讨论

监控项目成员阶段性进度与阶段性成果

形成报告初步提纲

在项目经理的要求下完成部分现场工作文件

资料与信息整理

参与客户访谈

参与关键问题与方案讨论

独立完成并按时完成相关模块的提纲、成果、样式构思,并及时与项目经理沟通

3、主要内容

l  第二阶段

工作目标

复核客户需求;确认调整项目目标、范围、产品、成果;时间通常为一周

工作原则

小范围诊断;接触高层和关键职能部门

工作程序

界定信息需求;资料清单;访谈名单;访谈问题;工作底稿;进场诊断;开工报告

关键点

信息、资料范围;把握信息深度;客户高层对项目的认同;一般不操过一周

工具与方法

资料清单;信息需求单;访谈研究

阶段成果

开工报告

第三阶段

工作目标

界定问题

工作原则

客观

工作程序

在开工报告的基础上确立假设前提;界定信息需求;确定采集方式;信息采集、整理、分析、研究;界定问题

关键点

信息范围;采集方式;该阶段约占30%的项目工作量和工作时间

工具与方法

各类分析工具

阶段成果

界定出关键问题

第四阶段

工作目标

与客户确认问题,得出解决方案

工作原则

充分交流;多个备选方案;充分论证

工作程序

与客户沟通:就界定的问题达成共识;就解决方案、产品功用达成共识

头脑风暴:形成备选解决方案;论证方案;选出倾向方案、主推方案

关键点

客户沟通:备选方案的论证

工具与方法

问题树:问题清单;各类分析论证工具

阶段成果

得出初步解决方案;做好PPT,准备好中期演示

4、核心流程

项目开展

方案设计

方案论证

5、准备形成文档

项目现场阶段形成文档

《项目总体规划与项目预算调整说明》

《客户提供资料分析》

《访谈要点记录》

《项目关键事项清单(经理留给项目经理)》

《现场工作备忘与关键注意事项(提请经理、合伙人注意事项)》

《现场讨论备忘》

《客户配合事项》

《工作成果提纲》

《财务管理表(收支记录)》

分析与整理阶段形成文档

《开工报告提纲》

《分析工具与分析方法》

《分析讨论备忘》

《关键问题界定》

《客户交流记录与对策分析》

《财务基本工作底稿(报表整理)》

(四)第五阶段

1、主要任务

中期汇报

2、分岗位职责

合伙人

职责经理

项目经理

项目成员

参与中大型项目的中期汇报,与客户高层沟通

复核中期汇报提纲

参与中期汇报提纲的形成与讨论

复核中期汇报演示稿

做主要演示人

征求客

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